Ziele formulieren und Maßnahmen umsetzen

Wer sich in einer Projektgruppe engagieren möchte, hat oft konkrete Ideen für mögliche Lösungen, die am besten sofort umgesetzt werden sollen. Die übereilte Lösungsfindung birgt allerdings die Gefahr, dass die geplante Maßnahme nicht die zu Grunde liegenden Probleme aufgreift. Daher ist es  wichtig, konkrete Ziele zu definieren und erst daraus Maßnahmen abzuleiten.

Zielorientierte Arbeitsweise

Klare Problembeschreibung und Zielformulierung:

Am Anfang der Arbeit sollte eine genaue Beschreibung des Problems stehen (erfolgen („Woran erkennen wir, dass hier Veränderungsbedarf besteht?“)  und eine klare Zielformulierung folgen („Was wollen wir erreichen?“). Für diese Schritte sollte sich die Projektgruppe Zeit nehmen; schließlich wird ihr Erfolg später zum großen Teil daran gemessen, inwieweit sie ihre Ziele erreicht hat. Die Ziele sollten nach den SMART-Kriterien spezifisch, messbar, angemessen, realisierbar und terminiert sein.

Absprachen mit den Projektverantwortlichen: Erst, wenn sich die Projektgruppe über die Ziele geeinigt hat und diese mit dem Steuerkreis geprüft hat, kann die Planung eines Maßnahmenkatalogs beginnen.

Transparenz und Feedback: Projektgruppen sollten sich stets bewusst sein: Sie handeln im Auftrag der Schulgemeinde. Das wiederum bedeutet, sie müssen sich immer wieder Feedback zu ihrer Arbeit holen – bloßes Informieren genügt nicht. Projektgruppen sollten offen dafür bleiben, Änderungen bei den Zielen vorzunehmen, wenn kein Konsens mehr für das ursprünglich formulierte Ziel besteht. Dies gilt ebenso für die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Erreichung eines Ziels.

Prozesskontrolle: Die Projektgruppen sollten regelmäßig prüfen, ob sie noch auf dem richtigen Weg sind. Hier sind die Ziele, die einst formuliert wurden, maßgeblich: Wird noch am anvisierten Ziel gearbeitet? Wird mit den geplanten Maßnahmen das Ziel erreicht?

Maßnahmenplan

Dokumentation: Im Verlauf sollten die Gruppen ihre Arbeitsfortschritte dokumentieren und bekannt machen. Ein geeignetes Hilfsmittel hierfür sind Sitzungsprotokolle. Ein zentrales Element dieser Protokolle stellt die Aufgabenverteilung dar: Wer macht was? Bis wann? Wer kontrolliert die Umsetzung? Wenn möglich, sollte jede Projektgruppe durch einen Moderator begleitet werden. Die Moderatoren achten auf einen strukturierten und zielgerichteten Diskussionsprozess. Zudem unterstützen sie die Gruppe bei der Zielklärung und Zielformulierung. Es empfiehlt sich, die Moderatoren in Schulungen fortzubilden.

Probephasen einrichten: Die Etablierung von Neuerungen braucht Zeit und sollte schrittweise umgesetzt werden. Empfehlenswert sind dabei Testphasen, in denen beispielsweise der bewegte Unterricht nur in einer Klassenstufe erprobt wird. Erfahrungen können im Anschluss an die Testphase gesammelt, ausgewertet und das Konzept angepasst werden.

Austausch und Vernetzung

Eine wichtige Gelingensbedingung für die erfolgreiche Umsetzung von Schulentwicklungsprojekten ist ein kontinuierlicher Austausch zwischen den Projektbeteiligten und der Schulgemeinde. Ein gelungener Austausch stellt für alle Seiten einen Gewinn dar. Voraussetzung ist das Prinzip der Gegenseitigkeit: Austausch ist mehr als Informieren! Austausch bedeutet: Fragen stellen und Fragen beantworten, Feedback einholen und Feedback empfangen, gute Ideen weiter geben und gute Ideen erhalten, Kritik äußern und Kritik annehmen. Kurz: voneinander lernen!

So unterstützen Sie den Austausch zur Arbeit der Projektgruppen:

  • Es gibt regelmäßige Treffen zwischen Steuerkreis und Projektgruppen.
  • Bei größeren Schulen: Im Steuerkreis gibt es für jede Projektgruppe einen Ansprechpartner, der sich um seine Projektgruppe „kümmert“ und bei Bedarf Unterstützung anbietet.
  • Projektgruppen mit inhaltlichen Berührungspunkten laden sich gegenseitig als „Gast“ zu ihren Sitzungen ein, um die Arbeit abzustimmen und Überschneidungen zu vermeiden.
  • Auf den Konferenzen gibt es einen festen Punkt „Aktuelles aus den Projektgruppen“ mit der Möglichkeit für die Gruppen, zu berichten, Fragen ans Kollegium zu stellen und Fragen zu beantworten.
  • Es besteht ein guter Kontakt zwischen Schulleitung und Projektgruppen; die Schulleitung wird rechtzeitig über Vorschläge, die in ihren Entscheidungsbereich fallen, informiert.
  • Die Arbeitsfortschritte der Projektgruppen werden mit verschiedenen Medien bekannt gemacht, um möglichst viele Personen(gruppen) zu erreichen, z. B. Schulhomepage, Elternbriefe, Schülervertretung und Schülerzeitung.
Zeichnung: Jon Frickey

Vorgehen in der DAK-Initiative:

Zur Steigerung der Effizienz und Ergebnisorientierung der Projektgruppenarbeit wurden Moderatoren ausgebildet, die die Sitzungen zielgerichtet strukturieren, auf die Umsetzung von Beschlüssen achten und das Vorgehen koordinieren. Die Moderatoren beginnen ihre Arbeit mit dieser Problembeschreibung und entwickeln mit der Gruppe die Ziele.

Ein weiteres wichtiges Hilfsmittel für die Projektgruppen sind die Sitzungsprotokolle. Passend für die DAK-Initiative wurden Vorlagen entwickelt, die zum einen die Projektgruppensitzungen strukturieren und wichtige Arbeitsergebnisse dokumentieren. Zum anderen bieten die Protokolle dem Steuerkreis und der externen Begleitung die Möglichkeit, den Arbeitsprozess zu verfolgen und bei Bedarf Kontakt mit den Moderatoren aufzunehmen.